不想再忙得喘不过气?除非你是杂耍师,否则请认清自己无法「一心

2020-06-14
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除非你是在马戏团表演丢球,老闆付你薪水就是要你一次耍好多颗球在空中而不会掉下来,否则可以身兼多职并没有什幺好骄傲的。

一次只专心做一件事,长期而言我们的效率一定会比较高,你的每天也一定会过得⋯⋯嗯,没那幺累了。这是因为「多工」一定会比单独做一件事情消耗更多的能量与时间。

如果你不信我,那也请你相信东尼.史沃尔兹(Tony Schwartz)跟凯萨琳.麦卡西(Catherine McCarthy)这两位生产力专家。他们的说法是:

不过虽然事实摆在眼前,但我还是常忍不住想要「多工」一下。我必须刻意排开所有会让我分心的事情,才有可能只专心做一件事情。我在一个大型的橱柜里放了张书桌,在那张桌子上写作我的效率最高,原因很简单,因为柜子的屏蔽让手机的收讯变得很差。

我把日常工作分为两大类,一类是「要想的」(Think Work),一类是「要做的」(Action Items)。分门别类之后我会在行事曆上把时间排出来,其中「要想的」我会在橱柜里的那张特製书桌上不受打扰地完成,唯一的「干扰」大概就是我设了闹钟每60到90分钟要起来动一动。

「要做的」事情稍微不需要那幺专注,但我还是排好一件件轮流,做完一件再做下一件,双轨制我完全不考虑。所以,除非我现在要回覆电邮,否则我绝对不会把电邮的应用程式打开,另外我没预约的电话也一律不接。

我的iPhone一般都是设在「勿扰」的模式,至于简讯我都是利用休息空档回一下。这些「繁文缛节」大大提升了我的工作效率,我自此不太担心会没时间把所有事情做完。

听来井井有条到有点神经质吗?但其实我也是费了一番手脚才建立起这样的纪律。我大部分的时间都在家工作,所以要让自己能专心写作其实需要很大的定力,毕竟人不需要上班打卡,能做的其他事情实在太多了,而且这些事情的吸引力都大到不是一句「专心一点」可以打发得了。

要用禁止自己多工的办法来对付忙碌,是一整个流程

我必须创造出一个正式的仪式来让自己「进入状态」。在泡第二杯咖啡或茶的时候,我会瞄一下行事曆跟手机上的电邮来看看有没有什幺紧急事件?我不是真的要回这些电邮,而是把这个小动作当成一个洩压阀,这样我才不会边写作边担心有什幺紧急电邮没有收到,或想说行事曆上有没有什幺事情该準备一下却被我忘掉。

这样简单确认一下后的我,会带着咖啡跟一大杯水到自己的「橱柜办公室」报到。报到之后我会稍微整理一下桌面,把昨天的咖啡杯清掉,把打开的书阖起来,把笔归回定位。我会让视觉上看起来比实际上更整齐,会把手机调到勿扰模式,会把电脑上所有不必要的应用程式与视窗都关掉。我会打开线上广播网站Pandora,然后选择适合边写边听的电台没有歌词的古典音乐最不会让我分心。

我的这个工作桌是个立桌,下方有个小型的跑步机。我会把跑步机打开然后开始写作,因为边慢走边写作会产生很多正面的效果。其中一项是我多多少少会被一条无形的锁链绑在座位上。最后一项程序是我会点开30/30这个工作计时APP,这主要是用来追蹤我工作了几个三十分钟跟什幺时候休息。

不想再忙得喘不过气?除非你是杂耍师,否则请认清自己无法「一心Woman sleeping in office --- Image by © Brigitte Sporrer/cultura/Corbis

一开始我真的会因为自己把这幺大块的时间留给自认为最重要的事情而有罪恶感。你可能觉得怎幺说话这幺夸张,毕竟有什幺事情真的是最重要的呢?而且说真的,我确实会一直挂心自己好像应该回覆一下工作上的电邮,也觉得自己好像不应该把一天的黄金时刻都卡死在专心写作上。因为每天同一个时间我都在专心写作,所以早上几乎没人能跟我排时间开会。至于下午也没办法跟我约时间讨论事情,因为我要去接小孩下课。基本上,我这个人就是非常难约到一个境界。

最终,我还是成功地与罪恶感分道扬镳,我究竟是如何做到的呢?主要是我放弃了遵循模範上班族的教条。虽然这让我时时刻刻战战兢兢外加如履薄冰,但重点是我开始把自己看成是一位艺术家。我开始在阅读中留意其他作家与艺术家的工作习惯,还跟多位成名的作家讨教他们不拖稿的诀窍。结果你知道吗?他们的写作过程跟我有着一模一样的「仪式」。这些前辈已经踏出一条路来了,我只要让内心的大象「盲目地」跟着这群先知走就行了。就算你不像我是準自由业,我们的羊群也欢迎各位。

有规划,不「啊杂」

对我来说,阴魂不散的待办事项是一种强度不高,但是挥之不去的压力源。如果我每次才五点就醒过来开始担心起工作没收尾、电邮还没回、开会没有约;还是有决定该做而没做在后悔,都可以领一块钱,那我现在已经可以退休当神仙了。

科学家曾认为这类轻微的忧虑,是一种大脑机制在提醒我们有事情没做完,除非我们把事情做完,否则这种容易分心或担心的状况就不会消失。但对像我这种事情永远不可能做完的人来说,这种理论本身就是一种压力的来源 。

如今更新的研究显示,我们光是有「计画」要去把待办的工作完成,心情就能稳定专注在当下的事务上,计画可以让我们不会一直分心去想晚一点必须要去完成的事情。有计画不代表我们要把所有的步骤跟细节都想好,比较重要的是我们要排好时间看何时要去把清单上的事情清一清。

不把这些时间腾出来,我们就会心猿意马地一直分心去想那些我们还没完成的事情。真相是我们的「无意识」缠着我们不放,并不是因为我们没有马上去做那些还没做的事情,而是因为我们还没承诺何时要去做那些事情。

所以,在今天下班或上床之前,有一样功课是请你把待办事项的清单拿出来扫一遍,然后计画一下何时要去把这些事情完成。只要知道这些事情何时要处理,你就会有完全不一样的开朗心情。

书籍介绍

《微调5个地方,每天开心》,李兹文化出版

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作者:克莉丝汀.卡特博士(Christine Carter)

人口中大约只有17%的人,乐为苦的三倍,可以活得如鱼得水,剩下的人即使想改变自己,失败率惨达 88%。作者虽然拥有柏克莱大学幸福社会学博士头衔,又在共同利益科学中心,将快乐、情绪商数等研究成果转译给一般人吸收,但不久之前,她的生活也只能以焦头烂额来形容。不能这样继续下去!她决定将近年来最棒的理论都套到自己身上实验。

本书集最新的快乐、效率、脆弱、意志力、成就等学理研究之大成,而作者则擅长说得让人一听就懂,并设计出容易上手的运用方法。不久之后,你会发现自己期待醒来去过每一天。

不想再忙得喘不过气?除非你是杂耍师,否则请认清自己无法「一心
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